billy.

This document is available in Spanish only.

Política de tratamiento de datos personales

Versión 1 · Vigente desde el 11 de octubre de 2026

Borrador pendiente de revisión jurídica. Este texto fue preparado como base y debe ser revisado por un abogado antes de usarse con clientes reales. Los datos entre corchetes deben completarse.

1. Responsable del tratamiento

[RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], domicilio [DIRECCIÓN, CIUDAD], correo [CORREO PARA DATOS PERSONALES], teléfono [TELÉFONO] (en adelante, «Billy»).

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

2. Alcance

Aplica a los datos personales que Billy trata como responsable: los de las personas que registran una empresa, de los Usuarios del servicio y de quienes nos contactan. Los datos personales que nuestros clientes cargan en Billy (por ejemplo, de sus terceros, proveedores o trabajadores) los tratamos como encargados, por cuenta del cliente, según el numeral 7.

3. Definiciones

4. Datos que tratamos

  1. Registro y cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono, cargo, contraseña (guardada solo como huella cifrada, nunca en texto plano), y los datos de la empresa que se registra.
  2. Uso del servicio: dirección IP, fecha y hora de ingreso, acciones relevantes para la seguridad y registros técnicos.
  3. Pagos: referencia y estado de la transacción. Los datos de la tarjeta los procesa directamente la pasarela de pagos (actualmente Wompi); Billy no los recibe ni los almacena.
  4. Comunicaciones: el contenido de las solicitudes que nos envía.

No solicitamos datos sensibles ni datos de menores de edad para el registro.

5. Finalidades

  1. Crear y administrar la cuenta, autenticar a los Usuarios y controlar sus permisos.
  2. Prestar el servicio contratado, incluida la comunicación con la DIAN y otros sistemas que el cliente ordene.
  3. Procesar pagos y emitir facturas.
  4. Enviar comunicaciones sobre el servicio: avisos de seguridad, cambios, recordatorios de pago y soporte.
  5. Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
  6. Prevenir fraudes y proteger la seguridad del servicio.
  7. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
  8. Con autorización adicional y separada, enviar información comercial; el Titular puede retirarla en cualquier momento.

6. Autorización

Al registrarse, el Titular autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades anteriores. Billy conserva prueba de esa autorización: la versión de esta política aceptada, la fecha y hora y la dirección IP desde la que se aceptó.

7. Datos que los clientes cargan en Billy

Cuando un cliente carga datos personales de terceros (por ejemplo, en facturas, documentos electrónicos o nómina), el cliente es el responsable y debe contar con la autorización de los Titulares o con otra base legal. Billy, como encargado, trata esos datos solo para prestar el servicio al cliente, los mantiene separados de los de otros clientes y los protege con las medidas descritas en esta política. Las solicitudes de esos Titulares deben dirigirse al cliente; si llegan a Billy, las trasladaremos al cliente.

8. Derechos del Titular

El Titular tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Billy.
  5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  6. Acceder gratuitamente a sus datos.

9. Cómo ejercer los derechos

Las solicitudes se presentan al correo [CORREO PARA DATOS PERSONALES], indicando el nombre del Titular, su identificación, la solicitud y un medio de respuesta.

10. Encargados y transmisión de datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad: alojamiento en la nube (servidores ubicados en los Estados Unidos), pasarela de pagos, envío de correos y almacenamiento de registros técnicos. Los documentos electrónicos se transmiten a la DIAN por obligación legal. Cuando los datos se alojan fuera de Colombia, la transmisión se hace a países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio o con las garantías que exige la ley.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: conexiones cifradas, contraseñas guardadas como huella criptográfica, cifrado de certificados y claves, una base de datos separada por empresa, control de acceso por permisos, límites de intentos de ingreso y registro de eventos de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad según la ley.

12. Conservación

Conservamos los datos mientras exista la relación con el cliente y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o contractuales, o para atender reclamaciones. Después los suprimimos o los anonimizamos.

13. Cookies

El portal usa únicamente cookies técnicas necesarias para mantener la sesión segura y recordar preferencias como el tema y el idioma. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando la ley lo exija, Billy inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Cada versión se publica con su número y fecha. Los cambios sustanciales se informarán antes de aplicarse y, cuando la ley lo exija, se pedirá una nueva autorización.