billy.

This document is available in Spanish only.

Términos y condiciones del servicio Billy

Versión 2 · Vigente desde el 11 de octubre de 2026

Borrador pendiente de revisión jurídica. Este texto fue preparado como base y debe ser revisado por un abogado antes de usarse con clientes reales. Los datos entre corchetes deben completarse. El numeral 6 (facturación electrónica como software propio del Cliente) debe confirmarse con un concepto jurídico o una consulta formal a la DIAN antes de la salida a producción.

1. Quiénes somos y aceptación

Billy es un software contable y de facturación electrónica que se licencia para usarse en la nube, desarrollado y licenciado por [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN, CIUDAD] (en adelante, «Billy» o «nosotros»).

Estos términos regulan el uso de Billy por parte de la empresa que se registra (el «Cliente») y de las personas que el Cliente autoriza a usarlo (los «Usuarios»). Quien marca la casilla de aceptación al registrarse declara que tiene facultades para obligar al Cliente y acepta estos términos en su nombre.

2. Definiciones

3. El servicio

El Cliente adquiere una Licencia de uso del software Billy. Junto con ella, nosotros alojamos el software en la nube, lo mantenemos actualizado y damos soporte para su uso.

Con Billy el Cliente puede, entre otras funciones: cargar y descargar documentos electrónicos de la DIAN, contabilizarlos y exportarlos a los programas contables HELISA y SIIGO; emitir sus facturas electrónicas, notas y documentos soporte como software propio, en los términos del numeral 6; registrar eventos RADIAN; emitir la nómina electrónica a partir de la información que el Cliente liquida en su propio sistema; leer extractos bancarios; y consultar informes y herramientas tributarias.

Las funciones disponibles dependen del plan contratado y pueden evolucionar. Cuando retiremos una función relevante para el Cliente, lo avisaremos con anticipación razonable.

4. Registro y cuenta

  1. El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantenerla así.
  2. El Administrador decide quién accede y con qué permisos. El Cliente responde por las actuaciones de sus Usuarios.
  3. Las credenciales son personales. El Cliente debe mantenerlas en reserva y avisarnos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.
  4. El número de Usuarios y de documentos depende del plan contratado.

5. Licencia de uso

Otorgamos al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible y revocable para usar Billy en las Empresas registradas, mientras la Licencia esté vigente y pagada. El Cliente no puede revender, sublicenciar, copiar, descompilar ni intentar acceder al código fuente de Billy, ni usarlo para construir un producto competidor.

6. Facturación electrónica como software propio del Cliente

  1. Billy no es proveedor tecnológico ni presta a terceros servicios de facturación electrónica en los términos de la regulación de la DIAN (Resolución 000165 de 2023 o la norma que la modifique o sustituya). Billy licencia un software; el Cliente lo adquiere y, con él, cumple sus obligaciones como facturador electrónico en la modalidad de software propio.
  2. El Cliente es el facturador electrónico y quien expide sus documentos. Por eso le corresponde: inscribirse como facturador electrónico y habilitarse ante la DIAN con su propio usuario; registrar el software en el portal de habilitación de la DIAN, en la modalidad de software propio y con el nombre «Billy»; obtener y administrar su propio identificador del software (SoftwareID) y su PIN, para facturación y, si aplica, para nómina electrónica; tramitar sus resoluciones de numeración; cargar un certificado de firma digital vigente expedido a nombre de la Empresa; y ordenar cada emisión, que solo ocurre cuando un Usuario del Cliente la solicita.
  3. Lo que hace Billy como licenciante: pone el software a disposición del Cliente, lo aloja, lo mantiene ajustado al anexo técnico vigente de la DIAN y da soporte. Las operaciones ante la DIAN (firma, transmisión, consultas, eventos y entrega del documento al adquirente) las ejecuta el software por orden del Cliente, a nombre del Cliente y con su certificado y sus credenciales. En los documentos, el software se identifica con los datos de la habilitación del Cliente.
  4. Información veraz ante la DIAN. Cuando la DIAN se lo pida, el Cliente informará que el software fue adquirido mediante Licencia de [RAZÓN SOCIAL], NIT [NIT], como fabricante del software. Nosotros entregaremos al Cliente la información técnica del software que necesite para responder a la DIAN.
  5. Entrega y conservación. Billy facilita la entrega de los documentos a los adquirentes (por correo electrónico, con respuesta dirigida al Cliente) y guarda una copia de ellos mientras la Licencia esté vigente, según el numeral 13. La obligación legal de entregar y conservar los documentos sigue siendo del Cliente.
  6. Cambios en la regulación. Si la DIAN o la regulación exigieran que el uso de Billy por varias empresas se preste mediante un proveedor tecnológico autorizado, o cambiaran las condiciones del software propio, podremos ajustar el servicio, por ejemplo ofreciendo la emisión por medio de un proveedor tecnológico autorizado. Avisaremos al Cliente con la mayor anticipación posible, y el Cliente podrá cancelar si no está de acuerdo con el ajuste.

7. Precio y pago

  1. El precio de la Licencia de cada plan se informa antes del pago y se cobra por período mensual anticipado, a través de la pasarela de pagos indicada (actualmente Wompi). Billy no almacena los datos de tarjetas: los procesa directamente la pasarela.
  2. Los valores incluyen o discriminan los impuestos según la ley.
  3. Si un pago no se recibe, podremos suspender el servicio en los términos del numeral 14.
  4. Los valores pagados no son reembolsables, salvo lo que disponga la ley aplicable o lo acordado por escrito.
  5. Podremos ajustar los precios avisando al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación; el nuevo precio aplica desde el período siguiente al aviso.

8. Responsabilidad contable y tributaria del Cliente

Billy es una herramienta. La contabilidad, las declaraciones y las obligaciones tributarias del Cliente siguen siendo responsabilidad del Cliente y de su contador. En particular:

  1. El Cliente debe revisar los asientos, informes y archivos que Billy propone antes de usarlos o exportarlos. Las reglas de contabilización automática se basan en la configuración y en las decisiones del propio Cliente.
  2. Para emitir documentos electrónicos, el Cliente debe estar habilitado ante la DIAN como se describe en el numeral 6, contar con un certificado de firma digital vigente y con resolución de numeración, y mantener actualizados los datos de su configuración. Billy transmite los documentos según el anexo técnico vigente de la DIAN; la aceptación o el rechazo dependen de la DIAN y de la información suministrada por el Cliente.
  3. El Cliente es responsable de la veracidad de la información de sus facturas, nóminas y demás documentos, y de conservar sus soportes durante el tiempo que exige la ley.
  4. Billy no presta asesoría contable, tributaria ni jurídica. Las herramientas de cálculo (retenciones, intereses de mora, indicadores) son de apoyo y deben verificarse.

9. Certificados, claves y secretos

Para operar ante la DIAN y otros sistemas, el Cliente puede cargar en Billy su certificado de firma digital (expedido a nombre de la Empresa), contraseñas, PIN del software, claves técnicas y credenciales de integración. Billy los guarda cifrados, los usa únicamente para ejecutar las operaciones que el Cliente ordena y no los muestra completos después de guardados. El Cliente debe revocar o reemplazar estos elementos cuando cambien o cuando sospeche que fueron comprometidos.

10. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables para que Billy esté disponible de forma continua, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos realizar mantenimientos, que procuraremos programar en horarios de bajo uso y avisar con anticipación cuando sean previsibles. La disponibilidad de los servicios de la DIAN, de la pasarela de pagos y de otros terceros está fuera de nuestro control. El soporte se presta por los canales publicados, sin un nivel de servicio garantizado salvo acuerdo escrito.

11. Propiedad intelectual

Billy, su software, diseño, marcas y documentación son de nuestra propiedad o de nuestros licenciantes. Los Datos del Cliente son del Cliente. Nos autoriza a tratarlos únicamente para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales y mejorar Billy con información agregada que no identifique al Cliente ni a personas.

12. Confidencialidad y datos personales

  1. Tratamos los Datos del Cliente como confidenciales y los protegemos con medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas una base de datos separada por Empresa, cifrado de los secretos y control de acceso por permisos.
  2. Respecto de los datos personales que el Cliente carga (por ejemplo, de sus terceros o trabajadores), el Cliente es el responsable del tratamiento y Billy actúa como encargado: los trata solo por cuenta y según las instrucciones del Cliente. El Cliente garantiza que cuenta con las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012.
  3. Respecto de los datos de los Usuarios y del registro, Billy es responsable del tratamiento según su Política de tratamiento de datos personales, que forma parte de estos términos.

13. Conservación y entrega de la información

Mientras la Licencia esté vigente, el Cliente puede consultar y exportar sus datos. Si la relación termina, el Cliente dispondrá de sesenta (60) días calendario para descargar su información; vencido ese plazo podremos eliminarla de forma definitiva, salvo lo que debamos conservar por obligación legal. Recomendamos al Cliente mantener sus propias copias de los soportes contables y electrónicos.

14. Suspensión y terminación

  1. El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del período pagado.
  2. Podemos suspender el acceso, previo aviso cuando sea posible, si el pago no se recibe dentro de los diez (10) días siguientes a su vencimiento, si hay un uso contrario a estos términos o a la ley, o si es necesario para proteger la seguridad del servicio o de otros clientes.
  3. Durante una suspensión por falta de pago, los datos se conservan y el acceso se restablece al ponerse al día.

15. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, nuestra responsabilidad total frente al Cliente por cualquier causa relacionada con Billy no excederá los valores efectivamente pagados por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. No respondemos por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni por sanciones, intereses o requerimientos de autoridades derivados de la información suministrada por el Cliente, de la falta de revisión de los resultados o del incumplimiento de las obligaciones de los numerales 6 y 8. Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave.

16. Uso aceptable

El Cliente no usará Billy para actividades ilícitas, para emitir documentos falsos o simulados, para vulnerar la seguridad del servicio, para sobrecargarlo deliberadamente ni para acceder a datos de otras Empresas.

17. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Cada versión se publica con su número y fecha en la dirección indicada en el portal. Los cambios relevantes se avisarán con al menos treinta (30) días de anticipación y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva aceptación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que la nueva versión entre en vigor.

18. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días; si no lo logran, la someterán a los jueces competentes de [CIUDAD].

19. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos términos: [CORREO DE CONTACTO] · [TELÉFONO] · [DIRECCIÓN].