Términos y condiciones del servicio Billy

Versión 1 · Vigente desde el 11 de octubre de 2026

Borrador pendiente de revisión jurídica. Este texto fue preparado como base y debe ser revisado por un abogado antes de usarse con clientes reales. Los datos entre corchetes deben completarse.

1. Quiénes somos y aceptación

Billy es un servicio de software contable y de facturación electrónica en la nube ofrecido por [RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [DIRECCIÓN, CIUDAD] (en adelante, «Billy» o «nosotros»).

Estos términos regulan el uso de Billy por parte de la empresa que se registra (el «Cliente») y de las personas que el Cliente autoriza a usarlo (los «Usuarios»). Quien marca la casilla de aceptación al registrarse declara que tiene facultades para obligar al Cliente y acepta estos términos en su nombre.

2. Definiciones

• Empresa: cada persona natural o jurídica cuya información contable se gestiona en Billy. Cada Empresa tiene su propio espacio de datos, separado del de las demás.
• Licencia: el derecho de uso de Billy para una Empresa durante el período pagado, según el plan elegido.
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus Usuarios cargan o generan en Billy: documentos electrónicos, terceros, asientos, nómina, extractos bancarios, certificados y demás.
• Administrador: el Usuario designado por el Cliente para gestionar la cuenta, los Usuarios y sus permisos.

3. El servicio

Billy permite, entre otras funciones: cargar y descargar documentos electrónicos de la DIAN, contabilizarlos y exportarlos a los programas contables HELISA y SIIGO; emitir facturas electrónicas, notas y documentos soporte como software propio ante la DIAN; registrar eventos RADIAN; emitir la nómina electrónica a partir de la información que el Cliente liquida en su propio sistema; leer extractos bancarios; y consultar informes y herramientas tributarias.

Las funciones disponibles dependen del plan contratado y pueden evolucionar. Cuando retiremos una función relevante para el Cliente, lo avisaremos con anticipación razonable.

4. Registro y cuenta

1. El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantenerla así.
2. El Administrador decide quién accede y con qué permisos. El Cliente responde por las actuaciones de sus Usuarios.
3. Las credenciales son personales. El Cliente debe mantenerlas en reserva y avisarnos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.
4. El número de Usuarios y de documentos depende del plan contratado.

5. Licencia de uso

Otorgamos al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible y revocable para usar Billy en las Empresas registradas, mientras la Licencia esté vigente y pagada. El Cliente no puede revender, sublicenciar, copiar, descompilar ni intentar acceder al código fuente de Billy, ni usarlo para construir un producto competidor.

6. Precio y pago

1. El precio de cada plan se informa antes del pago y se cobra por período mensual anticipado, a través de la pasarela de pagos indicada (actualmente Wompi). Billy no almacena los datos de tarjetas: los procesa directamente la pasarela.
2. Los valores incluyen o discriminan los impuestos según la ley.
3. Si un pago no se recibe, podremos suspender el servicio en los términos del numeral 13.
4. Los valores pagados no son reembolsables, salvo lo que disponga la ley aplicable o lo acordado por escrito.
5. Podremos ajustar los precios avisando al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación; el nuevo precio aplica desde el período siguiente al aviso.

7. Responsabilidad contable y tributaria del Cliente

Billy es una herramienta. La contabilidad, las declaraciones y las obligaciones tributarias del Cliente siguen siendo responsabilidad del Cliente y de su contador. En particular:

1. El Cliente debe revisar los asientos, informes y archivos que Billy propone antes de usarlos o exportarlos. Las reglas de contabilización automática se basan en la configuración y en las decisiones del propio Cliente.
2. Para emitir documentos electrónicos, el Cliente debe estar habilitado ante la DIAN, contar con un certificado de firma digital vigente y con resolución de numeración, y mantener actualizados los datos de su configuración. Billy transmite los documentos según el anexo técnico vigente de la DIAN; la aceptación o el rechazo dependen de la DIAN y de la información suministrada por el Cliente.
3. El Cliente es responsable de la veracidad de la información de sus facturas, nóminas y demás documentos, y de conservar sus soportes durante el tiempo que exige la ley.
4. Billy no presta asesoría contable, tributaria ni jurídica. Las herramientas de cálculo (retenciones, intereses de mora, indicadores) son de apoyo y deben verificarse.

8. Certificados, claves y secretos

Para operar ante la DIAN y otros sistemas, el Cliente puede cargar en Billy su certificado de firma digital, contraseñas, PIN del software, claves técnicas y credenciales de integración. Billy los guarda cifrados, los usa únicamente para ejecutar las operaciones que el Cliente ordena y no los muestra completos después de guardados. El Cliente debe revocar o reemplazar estos elementos cuando cambien o cuando sospeche que fueron comprometidos.

9. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables para que Billy esté disponible de forma continua, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos realizar mantenimientos, que procuraremos programar en horarios de bajo uso y avisar con anticipación cuando sean previsibles. La disponibilidad de los servicios de la DIAN, de la pasarela de pagos y de otros terceros está fuera de nuestro control. El soporte se presta por los canales publicados, sin un nivel de servicio garantizado salvo acuerdo escrito.

10. Propiedad intelectual

Billy, su software, diseño, marcas y documentación son de nuestra propiedad o de nuestros licenciantes. Los Datos del Cliente son del Cliente. Nos autoriza a tratarlos únicamente para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales y mejorar Billy con información agregada que no identifique al Cliente ni a personas.

11. Confidencialidad y datos personales

1. Tratamos los Datos del Cliente como confidenciales y los protegemos con medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas una base de datos separada por Empresa, cifrado de los secretos y control de acceso por permisos.
2. Respecto de los datos personales que el Cliente carga (por ejemplo, de sus terceros o trabajadores), el Cliente es el responsable del tratamiento y Billy actúa como encargado: los trata solo por cuenta y según las instrucciones del Cliente. El Cliente garantiza que cuenta con las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012.
3. Respecto de los datos de los Usuarios y del registro, Billy es responsable del tratamiento según su Política de tratamiento de datos personales, que forma parte de estos términos.

12. Conservación y entrega de la información

Mientras la Licencia esté vigente, el Cliente puede consultar y exportar sus datos. Si la relación termina, el Cliente dispondrá de sesenta (60) días calendario para descargar su información; vencido ese plazo podremos eliminarla de forma definitiva, salvo lo que debamos conservar por obligación legal. Recomendamos al Cliente mantener sus propias copias de los soportes contables y electrónicos.

13. Suspensión y terminación

1. El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del período pagado.
2. Podemos suspender el acceso, previo aviso cuando sea posible, si el pago no se recibe dentro de los diez (10) días siguientes a su vencimiento, si hay un uso contrario a estos términos o a la ley, o si es necesario para proteger la seguridad del servicio o de otros clientes.
3. Durante una suspensión por falta de pago, los datos se conservan y el acceso se restablece al ponerse al día.

14. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, nuestra responsabilidad total frente al Cliente por cualquier causa relacionada con Billy no excederá los valores efectivamente pagados por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. No respondemos por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni por sanciones, intereses o requerimientos de autoridades derivados de la información suministrada por el Cliente, de la falta de revisión de los resultados o del incumplimiento de las obligaciones del numeral 7. Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave.

15. Uso aceptable

El Cliente no usará Billy para actividades ilícitas, para emitir documentos falsos o simulados, para vulnerar la seguridad del servicio, para sobrecargarlo deliberadamente ni para acceder a datos de otras Empresas.

16. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Cada versión se publica con su número y fecha en la dirección indicada en el portal. Los cambios relevantes se avisarán con al menos treinta (30) días de anticipación y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva aceptación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que la nueva versión entre en vigor.

17. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días; si no lo logran, la someterán a los jueces competentes de [CIUDAD].

18. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos términos: [CORREO DE CONTACTO] · [TELÉFONO] · [DIRECCIÓN].